Ansættelsesvilkår

Datatilsynets retningslinjer skal som udgangspunkt altid følges, medmindre du har indgået en anden konkret aftale med din arbejdsgiver.

Retningslinjerne er som følgende:

• Når en medarbejder har forladt arbejdspladsen og ikke længere kan få adgang til sin personlige e-mail-konto på arbejdspladsen, må e-mail-kontoen kun holdes aktiv i en periode, der er så kort som muligt.
• Periodens længde fastsættes under hensyntagen til den fratrådte medarbejders stilling og funktion og kan maksimalt være på 12 måneder.
• Snarest muligt efter, at medarbejderen har forladt arbejdspladsen og ikke længere kan få adgang til sin personlige e-mail-konto, sættes et auto-svar på e-mail-kontoen med besked om medarbejderens fratræden og eventuel anden relevant information.
• Den aktive e-mail-konto benyttes kun til modtagelse af e-mail – hvis der modtages privat e-mail, kan e-mail-kontoen dog benyttes til videresendelse af disse til den fratrådte medarbejders private e-mail-konto.
• Oplysninger om den personlige e-mail-adresse skal hurtigst muligt fjernes fra arbejdspladsens hjemmeside og andre offentligt tilgængelige informationssteder.
• Kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang til den fratrådte medarbejders personlige e-mail-konto.
• Persondatalovens bestemmelser, herunder reglerne om oplysningspligt, indsigt mv., skal iagttages, når en arbejdsgiver holder en fratrådt medarbejders e-mail-konto åben.
• Arbejdsgivere anbefales som led i den almindelige personalepolitik at forholde sig til spørgsmålet om håndtering af fratrådte medarbejderes e-mail-konti og informere medarbejderne herom.

Frie anbefaler altid, at du sætter dig godt ind i, om din arbejdsplads har en IT-politik. Det kan nemlig have betydning for, hvad du må bruge eksempelvis din e-mail til.

Sæt dig derfor grundigt ind i, om du har lov til at anvende din e-mailadresse på arbejdet til at modtage private e-mails.

Lad det tydeligt fremgå, at dine e-mails er private. Du kan eksempelvis gøre det ved at skrive 'Privat' i emnefeltet. Din arbejdsgiver må nemlig som hovedregel ikke læse ansattes private e-mails.