Bliv introduceret for nogle simple huskeregler, så du kan begynde at strukturere din tid bedre og skabe overskud for både dig og din virksomhed.
Én ting, vi alle har til fælles, er mængden af den tid, vi dagligt har til rådighed. Hvordan vi vælger at bruge og prioritere vores tid, er derimod meget subjektivt.
Som selvstændig er det ikke det mest sindsoprivende at snakke om, hvordan du strukturerer og planlægger dine dage. Men det er uden tvivl dét værd. At strukturere din hverdag handler i bund og grund om, at du kigger efter, hvordan dine dage er sammensat og organiseret nu, og hvordan du potentielt set kunne strukturere dem på en måde, som skaber mere mening og overskud for både dig selv og din forretning.
I denne artikel kommer virksomhedsrådgiver Carina Brix ind på, hvad det vil give dig at strukturere dine dage mere grundigt. Samtidigt bliver du introduceret for nogle simple huskeregler, så du kan begynde at strukturere din tid bedre allerede i dag.
I vores Vidensbank finder du også drejebogen "Få styr på din uge - hver uge", som giver dig flere effektive værktøjer.
Hvad kan du vinde ved at strukturere din tid og dage?
- Overblik: Ved at strukturere dine dage mere grundigt, vil du have et langt bedre overblik over, hvad der venter dig dagligt.
- Ro: At have et forkromet overblik over, hvad du kan forvente, vil skabe ro hos dig, da du ikke blot reagerer på alt, der kommer i din retning, men mere roligt og meningsfuldt kan gå med de opgaver, der er vigtigst – både nu og på sigt.
- Personligt overskud: At vide, hvad ugen og dagene byder på, kan være en god måde at skabe personligt overskud på, da du har et forkromet overblik over, dels hvad der venter dig, dels hvad du bør vælge først, når mange opgaver synes at konkurrere om dit fokus.
- Potentielt set overskud på bundlinjen: Når du er i overskud, er sandsynligheden for, at din virksomhed er i overskud, større. Det er svært at have overskud til at skabe relationer, salg og lave ordentligt markedsføring, hvis du er i underskud.
Hvordan kan du skabe grobund for mere overskud?
"Prioritering" og "fokus". Det er to nøgleord, når det kommer til at skabe overblik og deraf overskud over din tid og hverdage. For at nå hertil, er det vigtigt, at du først og fremmest undgår det, der skaber mere uro end ro og rod frem for planlægning.
Her får du tre gode råd til, hvordan du kan begynde at arbejde med de to nøgleord.
1. Prioriteringens kunst: Slukker du ildebrande eller skaber du resultater?
Måske kender du til følgende scenarie? Du er godt træt efter en lang dag på arbejdet. Du føler, at du har lavet tusind ting, men at du ikke rigtigt er kommet nogen vegne. Du har med andre ord været produktiv.
At være effektiv handler derimod om at bruge din energi rigtigt og den rette mængde tid i forhold til, hvad der er vigtigst for dig og skaber størst værdi for dine kunder og deraf din forretning.
For at finde dette "sweet spot"’ er det vigtigt, at du lærer at skelne mellem, hvad der er vigtigst, og at du får angivet, hvad der er knap så vigtigt og det, der er unødvendigt.
At skabe dette overblik kan for mange give en større følelse af overskud. Ved at få overblik over, hvad du reelt skal, vil du nemmere kunne slette et par - eller 10 - opgaver, som ellers føltes presserende, og skabe overskud til det, som virkelig bør tage dit fokus.
Når du har lavet den liste, stjernemarkerer du ud fra, hvor vigtige de er:
*** = virkelig vigtigt
** = kan vente til i morgen
* = ikke nødvendig.
Et bonustip! Få "ædt frøen" først. Forstået på den måde, at den opgave, som fylder mest i hovedet - og på forhånd allerede føles som noget, der er svært og uoverskueligt, men nødvendig – skal ud af systemet først. Gerne når du er mest oplagt. Så føles de andre opgaver pludseligt mere lette og ligetil. Frøen kvækker ikke mindre af at vente på sig – hvis det er vigtig, er det med at få den ordnet.
2. Fokus: Hov, hvor gik dit fokus lige hen?
Undersøgelser viser, at det kan tage helt op til 23 minutter og 15 sekunder at komme tilbage til fokus efter en forstyrrelse. For at tegne et billede af, hvad det reelt betyder, er det vigtigt, at vi gør os klart, hvad en forstyrrelse er.
En forstyrrelse er noget, der gør, at du kommer væk fra det, du er i gang med. Dette gælder alt lige fra små forstyrrelser (en sms tikker ind) til de større forstyrrelser (du skal til et møde). Begge forstyrrelser resulterer i, at du må ud og ind af det, du har foran dig.
At lære at skelne mellem, hvad der er reelle hasteopgaver (need to do’s) og opgaver, der ikke er så vigtige, kan både:
- Spare dig for en masse stress og
- Skabe større resultater.
Sådan lærer du at skelne mellem vigtigheden af opgaverne
For at kunne skabe større resultater og spare dig for stress, må vi altså skabe overblik over, hvad det vil sige, at opgaver er vigtige versus mindre vigtige. Dette gælder først og fremmest spørgsmålet om: Hvad betyder det, at en opgave haster versus ikke haster?
Haster indikerer, at det er noget, som kræver opmærksom nu. Det er det, der er til at føle på - både hvis du får det gjort og ikke gjort.
Der er dog det ved disse opgaver, at de ikke alene er lige vigtige. Mange hasteopgaver er det, der kræver opmærksom nu og her. Det kan være alt fra et familiemedlem, der ringer, en mail, som tikker ind, eller netværksmødet, som alle skal deltage i m.v. Disse er presserende, men ikke altid vigtige.
Problemet er, at mange tilbringer alt for meget tid her, som kan resultere i en stor grad af stress og følelsen af at nå ting, men ikke rigtigt opnå noget. Det skyldes, at du konstant er i brandslukningsmode, frem for at skabe reelle resultater. De opgaver, der både er presserende og vigtige, er dem, vi skal fokusere på.
Hvad indikerer derimod vigtige opgaver?
Vigtige er oftest dem, der giver resultater. Du kan spørge dig selv, om en opgave er vigtig i forhold til at bidrage til din mission, vision og dine mål for virksomheder?
Fx kan netværksmødet føles presserende, fordi alle snakker om det, men ikke nødvendigvis være vigtigt i forhold til din forretning.
Det interessante er også de opgaver, der er vigtige, men som ikke haster, for disse er ikke altid lige til at føle på. De kræver mere initiativ og prioritering.
Et eksempel kunne være, at du skal huske at pleje dit netværk, dine kunder og samarbejdspartnere, der ikke er i forløb lige nu. Det handler om at huske at lægge strategi og opdatere din forretningsplan. Derfor kunne netværksmødet faktisk være interessant, hvis det stemmer overens med dine planer og visioner på sigt.
Når du formår at bruge mest muligt tid på det, der både er hastende og vigtigt, vil du opleve en større balance, øget disciplin og kunne se din virksomhed i et større perspektiv. Med andre ord: At du ikke bare når, men at du opnår noget med det, du laver.
Brug tankegangen allerede i dag
Ovenfor skrev du de opgaver ned, du havde for dagen. Prøv nu at angive de opgaver, der ikke blot er vigtige, men også markere, hvorvidt de haster eller ej. Det vil formentligt give dig mere ro allerede ved at markere, hvad der reelt er presserende, frem for det, du troede var af hastekarakter.
3. Lær at sige nej
At bruge ordet "nej" mere flittigt, er vigtigt, hvis du vil opnå mere overskud, mindre stress og undgå følelsen af at gøre en masse uden at skabe tilsvarende.
For hvis du skal kunne sige ja til det, der er vigtigt og haster samt det, der er vigtigt og ikke altid synligt, kræver det, at du tilvælger det, der er givende, og siger nej til det, der ikke er gunstigt for dig.
En sidenote til det er, at hvis du er helt "grøn" selvstændig, er dette virkelig noget, du lærer hen af vejen. Det er vigtigt at gøre dig erfaringer, men samtidig have det større billede for øje - helt fra start.
Det handler om at blive skarp på, om den opgave, der synes at presse på lige nu, virkelig er vigtig for dig og din virksomhed? Deltager du i et netværksmøde, fordi du føler, du skal, fordi andre gør det, eller fordi andre gør det og er givende for dig og din forretning?
I starten kræver det uden tvivl en del mod at fravælge. Men det opvejes af, at du virkelig kan sige et brændende ja(!) til det, der både er presserende og vigtigt.
Vil du blive klogere på, hvad der er vigtigt og knap så vigtigt for dig?
Som virksomhedsrådgiver i Frie Selvstændige er en af vores fornemmeste opgaver at klæde dig på til - og hjælpe dig i - dit selvstændige virke. At skabe struktur i hverdagen er en af dem.
Du kan gå på opdagelse i vores Vidensbank, hvor du finder flere værktøjer. Du er også velkommen til at kontakte os allerede i dag på 63 13 85 50, så vi kan hjælpe dig med din prioritering og dit fokus og dermed skabe en mere fri hverdag for netop dig.